Premier Rutte was duidelijk in zijn laatste toespraak: thuiswerken wordt weer de norm. Het is weer deels terug naar voor de zomer. Het verschil is nu dat bedrijven tijd hebben gehad om zich beter te organiseren. Door het massaal thuiswerken zijn bedrijven immers extra gevoelig voor datalekken, cybercrime en vergissingen bij het uitwisselen van gegevens. Het gaat hierbij om data en CRM, mijn kernexpertises en onmisbaar om data van uw organisatie te beschermen.
Data van bedrijven zonder CRM extra kwetsbaar
Nu thuiswerken weer de norm is, worden bedrijven wederom geconfronteerd met laptops die op tal van verschillende thuisnetwerken worden aangesloten. De ene medewerker woont in een vrijstaand huis zonder buren binnen het bereik van het WiFI-netwerk, de andere medewerker woont in een appartementenblok waar er tal van WiFi-netwerken door elkaar heen vindbaar zijn.
Bedrijfslaptops waar alle software lokaal wordt geïnstalleerd en waar data op de laptops van de werknemers wordt bewaard, zijn in deze situatie extra gevoelig voor datalekken en cybercriminaliteit. De data staat in rechtstreekse verbinding met het ‘huis, tuin en keukennetwerk’. Een aanval betekent vrijwel meteen het corrumperen van de data. Er zijn verschillende vormen van cybercrime, maar de infectie van één medewerker heeft consequentie voor de hele organisatie. De meest actuele vergelijking is als er in uw directie omgeving iemand besmet is met het Coronavirus, u ook in quarantaine en getest zal moeten worden. Hetzelfde geld voor alle computers in uw organisatie.
Wat maakt bedrijven met een CRM-oplossing dan minder kwetsbaar? Zij zijn toch ook aangesloten op het thuisnetwerk? Het grote verschil is dat de data niet op de lokale laptops van de medewerkers staat, maar in het zwaarbeveiligde CRM-systeem. Iedere medewerker dient eerst een beveiligde verbinding te maken met het CRM-systeem alvorens bij de data te kunnen, vervolgens werkt iedere medewerker in dit systeem, niet met lokaal geïnstalleerde programma’s. Dit maakt dat bedrijven met een CRM veel beter beschermd zijn tegen datalekken en cybercrime.
Wat betekent een CRM op het vlak van databescherming
Het kernprincipe van een CRM is dus het beschermen van de data van uw bedrijf door deze in een beveiligde omgeving te centraliseren zodat uw medewerkers de data niet lokaal op hun eigen computers hoeve te bewaren. Dat dit de kans op datalekken verkleint, moge duidelijk zijn. Maar hoe zit dit nu concreet? Er zijn drie belangrijke pijlers:
Beveiligde cloud omgeving
Ondanks dat er CRM leveranciers zijn die een ‘on premise’ oplossing bieden, is de norm een CRM in ‘de cloud’. Dit is een zwaar beveiligde omgeving zoals u gewend bent van iedere cloud service (Office365, Dropbox, etc.). De gebruiker dient eerst een beveiligde verbinding tot stand te brengen met deze omgeving, alvorens de data te consulteren.
Medewerkers beschikken over uniforme en actuele data
Dankzij één opslagplaats voor alle data, dus ook contactgegevens, beschikken al uw medewerkers over dezelfde data. Aanpassingen gebeuren in realtime. Dit voorkomt dat u gevoelige documenten naar een contactpersoon stuurt die bijvoorbeeld niet meer werkt bij de ontvangende organisatie. Het spreekt voor zich dat dit voor alle data geldt en dat alle afdelingen in het bedrijf hier voordeel bij hebben. Van HR tot boekhouding en van marketing tot klantenservice.
AVG compliant
Een laatste belangrijke pijler is de AVG. Een CRM-leverancier die op Europees grondgebied zijn diensten aanbiedt, dient conform de AVG te zijn. Dit betekent dat indien nodig, u kan voldoen aan de AVG als het aankomt tot het opvragen van persoonlijke gegevens en historiek door belanghebbenden of de Autoriteit Persoonsgegevens.
De ene CRM-leverancier is de andere niet en vereist de juiste begeleiding
Net als bij alle leveranciers, de ene leverancier is de andere niet. Dit is niet ander voor CRM-leveranciers. Ook zijn er tal van verschillende CRM-oplossingen. Oplossingen specifiek voor ZZP’ers, het MKB, grote bedrijven en alles wat daar tussen zit. Een CRM-project is een intensief project wat impact heeft op uw bedrijfsprocessen voor de jaren die komen en op de manier van werken. Onderschat deze digitale transformatie zeker niet! Ik adviseer dan ook om zeker een specialist te consulteren om deze implementatie in goede banen te leiden.
Tot slot nog enkele concrete tips waarop u moet letten bij het kiezen voor de juiste CRM-oplossing voor uw behoeften:
- Kijk kritisch naar de grootte van uw bedrijf en wat u daadwerkelijk nodig heeft;
- Kies voor een échte Europese CRM-leverancier met een kantoor in Nederland;
- Kies voor een CRM-oplossing in ‘de cloud’;
- Kijk goed naar de kostenstructuur (implementatie- en licentiekosten);
- Vraag een demo en test de gebruiksvriendelijkheid, u en uw medewerkers moeten er graag mee werken!
- Neem een specialist onder de arm om uw project op de juiste manier te begeleiden.